Télésecrétariat pour les entreprises : son fonctionnement et ses atouts

Le télésecrétariat est un service qui est consacré à la gestion des travaux de secrétariat à distance. Il s’occupe principalement du traitement des appels téléphoniques, du management de l’agenda, de la prise de rendez-vous et la gestion de certaines tâches administratives. Pour le manque de personnel qualifié, certaines entreprises externalisent ce service auprès d’une société spécialisée dans le télésecrétariat à Madagascar ou ailleurs. Comment fonctionne un service de télésecrétariat et quel est l’intérêt de l’adopter pour son entreprise ?

Mode de fonctionnement du télésecrétariat en entreprise

Le secrétariat à distance est particulièrement adapté aux sociétés qui souhaitent optimiser leur organisation et leur accueil téléphonique. Tout comme un secrétaire en local, chaque télésecrétaire est amené à entreprendre différentes tâches.

Dans ce cas, les donneurs d’ordres peuvent en effet confier la réception des appels, la gestion des agendas, la gestion du SAV, la prise de rendez-vous, l’envoi des factures, la saisie informatique… Ce qui démontre clairement qu’il est possible d’externaliser le poste de secrétaire. Selon les besoins des entreprises, il est possible de le confier à un service de télésecrétariat à Madagascar ou dans un autre pays. Chacun a le choix entre un prestataire professionnel ou un télésecrétaire freelance.

Il faut aussi rappeler que les donneurs d’ordres ne sont pas contraints de déléguer toutes les tâches administratives. Tout dépend des besoins de chacun, mais il est possible d’assigner uniquement la prise de rendez-vous ou encore la gestion de la permanence téléphonique. Encore, le choix des horaires de travail est aussi large, car les services peuvent se réaliser d’une manière ponctuelle ou permanente. L’idéal serait de bien planifier l’externalisation du service de secrétariat avant de contracter. D’ailleurs, il est idéal de se pencher sur plusieurs critères tels que le nombre d’appels à réaliser, le délai du travail, les horaires, le prix, la disponibilité…

Les atouts du secrétariat à distance

Opter pour un service de télésecrétariat est aujourd’hui une situation habituelle et indispensable. À l’heure du digital, bon nombre d’entreprises l’ont bien compris. Cet intérêt est notamment occasionné par les avantages procurés par cette solution innovante.

En effet, recourir au savoir d’un service de télésecrétariat à Madagascar procure un gain de temps réel. Il est d’ailleurs évident que le secrétariat est chronophage. Déjà, il faut gérer en même temps les appels, les tâches administratives et aussi les sources humaines. Le fait de l’entreprendre en interne peut réellement freiner la productivité de l’entreprise.

Il est donc intéressant de le déléguer à des experts pour que chaque collaborateur de l’entreprise puisse se focaliser sur les activités à valeur ajoutée comme la vente, la production et la distribution. Aussi, le télésecrétariat peut seconder une équipe de secrétaire en interne pour pallier le manque de personnel en cas d’absence de l’un des employés.

Cette option révolutionnaire séduit également les dirigeants d’entreprise pour le professionnalisme, le savoir-faire et l’expérience des télésecrétaires. En général, ils arrivent à accomplir leurs missions dans des délais courts. Avec des moyens de communication et des outils performants, ils entreprennent efficacement leurs activités.

Au-delà de ces avantages, on peut aussi s’attendre à faire des économies considérables en collaborant avec un service de télésecrétariat à Madagascar. Ce sera le télésecrétaire ou l’agence où il travaille qui paiera pour toutes les charges les concernant. Les donneurs d’ordres n’auront plus à dépenser de l’argent pour l’achat de matériels et d’équipements, le recrutement et les charges d’un personnel, les absences en cas de congés payés ou maladies…

Les tarifs sont également plus flexibles, car ils sont souvent fixés en fonction des travaux effectués ou encore du nombre d’appels pour la gestion des appels téléphoniques. L’entreprise cliente aura un total contrôle de son budget. Il n’y aura pas de surprises une fois les travaux effectués.